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Organize sua vida: uma coisa de cada vez

Não dá para ser multitarefa. Muita gente já descobriu isso. conheça pessoas que conseguiram se concentrar em uma atividade por vez, diminuíram a angústia e ganharam tempo para curtir a vida.

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Revista Galileu – por Priscila Santos, Daniela Arrais e érika Kokay

Você começa a escrever um e-mail de trabalho, mas é interrompido pelo toque do celular. Atende à ligação e, quando desliga, vê avisos de mensagens na telinha. Abre uma delas mas, antes mesmo de responder, algum colega chama você para terminar aquela conversa que co­meçaram de manhã … E assim você vai, pulando de uma tarefa para outra. Ao final do dia, o desconforto de ter começado muitas coisas, concluído algumas e produzido bem menos do que gostaria. Vem a angústia de que sobrou muita coi­sa para o dia seguinte – e pouco tempo para aproveitar a vida.

 Esse comportamento, comum no multitasking, estilo dos que de­sempenham várias tarefas ao mes­mo tempo, começa aos poucos a ceder espaço a um estilo oposto: o monotasking. Ou seja: concentrar em uma coisa de cada vez com a intenção de fazer tudo bem feito, de preferência passando algum tempo longe das distrações da internet. “É uma contra-tendência, uma an­títese ao excesso de informação e estímulos que vivemos”, diz Linda Stone. Para essa ex-executiva da Apple e Microsoft e uma das maio­res estudiosas de atenção humana hoje, estamos deixando a era da Atenção Parcial Contínua (CPA, em inglês), em que prestamos um pouco de atenção a várias coisas o tempo inteiro, para entrar na era do unifoco, em que de fato nos concentraremos nos que estamos fazendo no momento. “Tudo que é escasso se torna valioso. A nova escassez é ter tempo para pensar e se concentrar”, afirma Henry Man­son, chefe de pesquisa da agência de tendências de consumo Trendwatching, uma das maiores do mundo. “Vivemos uma aceleração do tempo: tudo tem que ser rápi­do, imediato. Mas não se pode ter inovação sem períodos de reflexão e preguiça”, diz a filósofa Olgáría Matos, professora da USP.

O analista de sistemas Fabia­no Morais, 40 anos, de Brasília, é um representante dessa tendência. Fabiano é obrigado a passar horas e horas à frente do computador por conta de seu trabalho – ele desenvolve sistemas para a web. E entende bem o significado da pala­vra dispersão: “É aquela fissura de saber se alguém te mencionou no Twitter ou fez um post novo no Fa­cebook”. Como empreendia seus próprios projetos e trabalhava de casa, o empresário não sabia mais o que era horário de expediente, final de semana ou feriados. Mas reagiu a essa falta de limites, e criou espaço para folgas e diver­são. “Quis comandar o ritmo da minha vida”, diz. Um exemplo: Fa­biano passou a fechar o e-mail e sites tentadores enquanto executa uma tarefa. Virou adepto da yoga e de meditação para aumentar seu foco no presente.

Quando percebeu que os resulta­dos eram positivos, acabou crian­do um projeto próprio em torno do tema: o Moov, um serviço na web que permite compartilhar listas de tarefas, contatos e histórico de relacionamento entre uma equipe. Fabiano coordena ainda 15 pessoas em uma empresa de tecnologia da informação e aplica em grupo os benefícios do que aprendeu. “As noites e finais de semana, agora, se transformaram em tempo livre ao lado da família.”

• Fim das distrações

Computadores, smartphones, ta­blets e aplicativos trouxeram a ideia de que a tecnologia poderia facilitar nossa vida e nos tornar mais efi­cientes. Assim, as empresas adota­ram o pensamento de que, quanto mais coisas um profissional fizesse ao mesmo tempo, melhores seriam seus resultados. Nas entrevistas de emprego, o lance era ser mul­titasker. “Isso vem de companhias que tentam obter o máximo de pro­dutividade das pessoas nas horas de trabalho. Se você conseguisse fazer 2, 3 coisas ao mesmo tempo, isso não significaria um melhor uso de seu tempo?”, diz o escritor ame­ricano Leo Babauta, autor do livro Focus: A Simplicity Manifesto in the Age of Distraction (Foco: Um Ma­nifesto de Simplicidade na Era da Distração, sem versão brasileira). “E isso não passa de um mito.”

A ciência já provou o que Babau­ta diz: nosso cérebro não é multi­task. Quando tentamos fazer várias coisas ao mesmo tempo só nos tor­namos mais lentos e aumentamos a chance de erros. Mesmo com a capacidade de armazenar 50 mil vezes mais dados do que todo o tex­to que há na gigantesca e famosa Biblioteca do Congresso Nacional dos Estados Unidos, a mente hu­mana é programada para processar uma informação por vez. “Somente depois de concluir uma tarefa é que passamos para a seguinte”, afirma o pesquisador do Centro de Neuro­ciências Cognitivas e Integrativas da Universidade de Vanderbilt, nos EUA, René Marois. Isso provavel­mente ocorre porque as mesmas partes do cérebro são usadas em conjunto no processamento de di­ferentes dados – elas não aguenta­riam a sobrecarga de trabalho.

Quando achamos que estamos no modo multitarefa, na verdade, es­tamos apenas trocando de uma atividade para outra – e perdendo tempo com isso. “Quando você pa­ra de escrever um documento para checar um e-mail, leva alguns mi­nutos para voltar a se concentrar no e-mail depois”, afirma Marois. Em um levantamento recente feito pela empresa americana de pesquisa Harmoni.e com cerca de 1.500 tra­balhadores nos EUA e Reino Unido, um terço dos entrevistados confes­sou ser interrompido pelo menos a cada 15 minutos. Depois de cada distração, levam até mais de 20 minutos para recuperar o foco.

• Pouco a pouco

Uma estratégia que vem sendo usada por quem decidiu se concen­trar mais é dividir o trabalho em vários períodos de tempo, sempre curtos. Depois de cada um deles, breves intervalos de descanso. Es­ta é a lógica do método Pomodoro, criado pelo italiano Francesco Ci­rillo, ainda nos anos 80. Enquan­to estava na faculdade, cansado de passar horas estudando e não aprender nada, pois sempre se distraía, Cirillo olhou para um timer de cozinha em formato de tomate (em italiano,pomodoro) e decidiu usá-lo como cronômetro. O reloginho marcava um ciclo de 30 minutos, que ele dividiu em 25 de concentração e 5 de descanso para levantar, tomar água, folhear uma revista, olhar pela janela.

Esses 5 minutinhos finais são vistos como o maior trunfo do mé­todo pelo engenheiro de softwareMarcelo Eden, 26 anos, de Recife. “Você recupera o foco. Durante o intervalo, às vezes, até aparece a resposta para algo que eu estava quebrando a cabeça.” O desenvol­vedor de web Guilherme Reis, 21 anos, de Goiânia, também adepto do tomatinho, acredita que ele seja ótimo para quando você está sem motivação, justamente por estipu­lar folgas entre a produção. “Quan­do estou no gás, posso ficar horas trabalhando em algo. Do contrário, é bom ter logo um tempinho livre como recompensa.”

• Gerenciar atenção

Listar o que é importante – e desempenhar cada item com atenção até o fim – é um man­damento comum nos métodos de gestão de tempo. Mas essas listas ficam mais eficientes e contribuem para um trabalho de maior qua­lidade quando consideram o que nos motiva – e não apenas uma série de obrigações chatas que só nos desestimulam. “Isso acon­tece quando nos restringimos a controlar nosso tempo enquanto, na verdade, deveríamos gerenciar nossa atenção”, diz Linda Stone. Sob essa ótica, o que deve ser feito e, principalmente, o que não deve ser feito, se baseia em nossas emo­ções e intenções. Esse gerencia­mento emocional do tempo tam­bém aparece na proposta de um método criado por Leo Babauta, o Zen To Done. Ele se resume a algo bem simples: priorizar o que é relevante, focar no presente, e desempenhar até o fim. Ao definir essas prioridades, Babauta reco­menda que entrem tarefas ligadas a objetivos maiores na vida, àquilo que você quer fazer, não somente ao que deveria ou precisa.

Restringir-se a check lists e prazos só aumenta a sensação de sufoco e angústia tão comuns em nosso tempo. “Nem sempre dá para aplicar tudo isso na prática, mas ter como meta já ajuda bastante”, diz Augusto Campos, 37 anos, de Florianópolis, que trabalha com planejamento e gestão estratégica em uma grande empresa. “Às vezes preciso dizer não para algumas in­terrupções e solicitações”, afirma Augusto, que melhorou seus resul­tados e diminuiu os prazos, além de evitar que tarefas do trabalho invadissem seu tempo livre. Linda Stone diz ser mais eficiente quan­do segue o que chama de “jornada emocional”: “Quais são as tarefas que realmente quero fazer e por que as prefiro? É assim que esco­lho com o que vou me comprometer naquele momento”.

Para participar ativamente das 5 empresas em que é sócio, o em­preendedor João Paulo Cavalcanti, 28 anos, de São Paulo, divide seu dia em momentos de imersão em cada projeto. “Conseguir entrar nos diferentes ritmos de cada ati­vidade e dedicar-se a elas amplifi­ca a capacidade de realizar. Ser monotasker é a única maneira de ser múltiplo”, afirma João, que tem uma start-up de internet, é vice­ presidente de uma agência de ten­dências e participa de mais outras 3 empresas na área de pesquisa e tecnologia. João dedica entre uma e duas horas a cada atividade (pro­jeto, reunião ou tarefa). Mas isso não significa que ele se preocupe com extensas listas de afazeres. Apenas coloca seu foco de maneira integral naquilo que acha mais im­portante. “Muitas pessoas recla­mam que eu não respondo a e-mails ou mensagens. Mas eu respondo àquilo que é crucial, que fará dife­rença de fato”, afirma. João usa um aplicativo de gerenciamento de ta­refas, o Things, no iPhone, para ajudá-lo a listar as prioridades.

 E também um software, o Min­dmeister, em que faz um mapa mental de suas ideias e, assim, con­segue definir o que realmente vale sua atenção. Para ele, isso é sufi­ciente. Mas reconhece: “Uma boa secretária é um salto quântico na vida de um monotasker“.

• Pressão multitask

Em seus estudos sobre foco, Linda Stone dividiu as últimas décadas no que ela chama de Eras de Aten­ção, que mudam a cada 20 anos. Em 1965 teve início a era do mul­titask simples. “No intuito de se fazer o máximo possível, inventa­mos as tecnologias e processos”, diz. Com o surgimento da web, levamos essa ânsia de sermos múl­tiplos ao limite. “A motivação pas­sou de ‘eficiência’ para ‘não perder nada’, o que nos empurrou para atender a todas as ligações, respon­der a todos os e-mails“, diz Linda. “A superabundância de ferramen­tas e gadgets provocou uma sobre­ carga digital”, afirma David Laven­da, diretor de marketing da empre­sa de pesquisa Harmoni.e. Em seu recente levantamento, 85% dos entrevistados afirmaram acessar o e-mail profissional nos finais de semana e quase metade segue co­nectada quando já está na cama.

O empreendedor Guilherme Ko­mel, 37 anos, que presta serviços na área de internet no Vale do Silício, na Califórnia, o centro mun­dial de tecnologia, acredita que ser bom de negócios é entregar resultados. “Se a sua tarefa é res­ponder a e-mails 24 horas por dia, 7 dias por semana, não ficar com seu Blackberry sempre ligado pa­rece ruim”, diz Komel, que já viveu tempos em que acordava de ma­drugada para checar mensagens no celular. “Até que um dia sentique esses aparelhos eram contro­les remotos de gente”, diz. Hoje, Komel escolhe um lugar quieto para trabalhar, longe das distra­ções do MSN ou, como ele mesmo diz, de conversa fiada. “Sou mo­notasker porque prefiro bons re­sultados e rapidamente.”

Não é fácil desligar-se quan­do a expectativa, das pessoas e das empresas, é que se faça tudo ao mesmo tempo e se aceitem tranquilamente as interrupções. “Competência e desempenho são questionados, como se o fato de preferirmos desempenhar uma ta­refa de cada vez nos tornasse me­nos capazes”, diz a administradora Patrícia Martins, 29 anos, do Rio de Janeiro, que trabalha em uma petrolífera. Patrícia é focada por natureza. Até 3 meses atrás, sequer tinha conta no Facebook. “As pes­soas me olhavam como se eu fosse um ET quando eu dizia isso.”

No trabalho, Patrícia faz listas diárias de afazeres e mantém uma regra de ouro: jamais iniciar ta­refas que não estão listadas. Se não estão lá é porque não são im­portantes naquele momento. “Foi a maneira que encontrei de me adaptar às exigências de uma vi­da corrida. Sinto um alívio enorme quando termino uma tarefa”, diz. Santana Dardot, 35 anos, diretor de negócios e planejamento de uma agência de comunicação online, em Belo Horizonte, também sente que, ao fazer uma coisa de cada vez, ti­ra uma preocupação da mente. “A ansiedade baixa e o trabalho flui mais leve e com mais foco”, afirma. A sensação de missão cumprida fi­nalmente chega logo, algo cada vez mais raro em nossos dias.

• Procrastinação

Quando estamos sem foco, de fato, tendemos a adiar cada vez mais o que quer que seja. “A procrastina­ção faz parte desse tédio”, afirma Olgária Matos. “Tanto faz adiar uma coisa ou não. Não tem senti­do fazer agora ou depois. O tempo é preenchido com coisas vazias”, diz. A sensação de nada no fim do dia: então, não é descabida, mas uma consequência esperada: de fato, grande parte do que se fez não era significativo.

O diretor de marketing digital João Vargas, 26 anos, do Rio de Janeiro, nunca viu graça nas famo­sas jornadas noturnas das agências de publicidade. Trabalhando 5 anos em uma, cansou de passar noites regadas a café e Coca-Cola fazendo o que poderia ter sido fei­to ao longo do dia. “Às vezes eu trabalhava das 7h à meia-noite e parecia que nada tinha sido feito.” Quando se tornou sócio de uma empresa de marketing online, João decidiu mudar as coisas. Começou a selecionar suas tarefas por or­dem de importância e a executá­-Ias com concentração máxima. Para organizar o dia a dia, ele usa um software criado por sua pró­pria companhia, que monitora não somente as atividades dele, como de todos os funcionários. “Posso saber, em tempo real, o que cada um está fazendo e acompanhar sua lista de produtividade”, afirma. O resultado é que os funcionários po­dem jogar pôquer e videogame na empresa. “Justamente porque eles conseguem se planejar”, diz João. Depois da mudança, ele passou a chegar no trabalho às 10h e sair às 18h todos os dias. Ganhar tempo para curtir a vida, de fato, é uma das melhores consequências de aprender a colocar a atenção em uma coisa por vez.

• Só o que importa

Quando era sócia de uma agência de design gráfico, a analista de marketing Alessandra Garrido, 38 anos, de São Paulo, corria de uma reunião para outra. Ao chegar em casa, a vida seguia agitada: o marido trabalha no ramo de bares e restaurantes, o que fazia com que o casal tivesse que sair bastante à noite. Quase não sobrava tempo para as duas filhas, hoje com 4 e 6 anos. “Minha vida era uma loucu­ra”, diz. Para fazer uma atividade física, precisava se levantar às 5h da matina. “Eu não ia às aulas de natação das meninas, não buscava na escola, não almoçava junto para ensinar a cortar o bife.”

Foi então que Alessandra resol­veu mudar radicalmente. Vendeu sua parte na empresa e tirou um ano sabático, em que se dedicou a alguns cursos livres e à companhia das filhas. Passados 12 meses, ela voltou à labuta. Abriu outra empresa agora de pesquisa de mercado. A grande diferença é que desta vez não tem sede nem telefone fixo. Ca­da sócio tem um celular e faz seu horário de acordo com suas prio­ridades. Com a flexibilidade, ela consegue passar mais tempo com as meninas e investir mais atenção na hora em que está trabalhando, já que não fica pensando no que poderia ou deveria estar fazendo. “Primeiro dei uma freada e, depois, outra velocidade à minha vida. Acaba sendo um carro que conse­gue andar rápido ou devagar, mas não mais no automático.”

Histórias assim expressam uma mudança de perspectiva. Antes, algumas dessas pessoas olhavam para uma vida superagitada e pen­savam no quanto poderiam ganhar com isso. Agora, pensam no que perdem ao viver dessa maneira. “Consideramos mais profunda mente o que tem valor para nós e daí surgem novos comportamen­tos”, diz Linda. Por exemplo, o monotasking. Para a professora de semiótica da USP e pesquisadora do Observatório de Tendências do Ipsos, Clotilde Perez, essa busca pelo foco surge no cruzamento de duas tendências maiores. Uma é nossa necessidade atual de bem­ estar. A outra é a de se aproveitar o que as tecnologias têm de me­lhor, mas sem abrir mão de curtir seu próprio canto. “A sensação de querer dominar o mundo ficou para trás. Estamos menos ambiciosos”, afirma. O que as pessoas buscam, nessa perspectiva, é viver em uma espécie de microcosmos conecta­do. “Querem criar ovelhas na Ir­landa, mas acessando internetno iPad”, diz Clotilde.

Quando o Fabiano, a Alessandra ou o João decidiram se concentrar em uma coisa de cada vez, além de produzir mais e melhor, parte da intenção era ter mais tempo para viver tudo o que se passa em seu próprio universo. O que, nesse mundo superestimulante, é um de­safio e tanto, mas que pode ser al­cançado passo a passo. Uma coisa por vez. O carioca João Vargas diz que está quase lá. “Não falta muito, ainda vou conseguir. E o meu ca­chorro, o Shoyu, vai adorar!”

• Um, dois e já

Cansado de reuniões intermináveis e que não levam a lugar nenhum? Conheça 3 t´cnicas para acabar com o lenga-lenga nos rtabalhos em equipe.

– Planejamento ágil

O método – criado por desenvolvedores de software – basicamente divide projetos longos em vários ciclos mais curtos, como de 10 a 15 dias. No início, é feita uma reunião, que dura em torno de meio período (4 horas) para planejar o trabalho. No final, há outra, para avaliar o que foi feito.

– Stand up meeting

É uma reunião tão rápida e objetiva que ninguém precisa sentar.  Diariamente, se reúne um grupo de pessoas paar um papo que dura no máximo 15 minutos em que cada um da roda diz o que fez no dia anterior, o que fará nesse e quais são seus principais obstáculos. Se alguém tiver uma solução, avisa ao colega.

– Poker game

Útil para definir prazos: primeiro, se discute a abrangência da tarefa. Depois, usam-se cartas com números para estimar o tempo. Faz-se uma roda e todo mundo mostra a carta que escolheu. É vital que seja simultaneamente: se a pessoa mais experiente fala em 8 horas, o estagiário não vai dizer que são duas, mas, às vezes é.

• Ritual de foco

O que fazer para se manter na linha ao longo do dia. Com dicas do escritor Leo Babautta.

1 – Tenha uma manhã tranquila

Não use a internet logo depois de acordar – ligue o computador apenas se for para escrever um texto enquanto toma um café ou um chá. Medite, caminhe ou simplesmente faça nada. Só descanse a mente.

2 – Liste as tarefas

Não comece o trabalho olhando e-mail e redes sociais. Faça uma lista das atividades diárias, mas apenas com as 3 tarefas mais importantes. Comece a execussão pela primeira e só pare quendo estiver 100% feita.

3 – Limpe o ambiente

Tire os papéis e jornais acumulados de sua mesa de trabalho. Lave aquela xícara de chá suja.

4 – Retome o foco

A cada uma ou duas horas feche sites e aplicativos, ande um pouco e, então, volte à lista de prioridades e realize a próxima tarefa antes de se conectar e checar e-mails.

5 – Desconecte-se

Escolha um horário do dia para ficar sem ver e-mails e antender as ligações. Avise às pessoas sobre isso.

6 – Finalize o dia

Reflita sobre o que foi feito, o que pode ser melhorado e no que precisa se focar no dia seguinte. Descanse.

 

 

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